Neu bei BrotZEIT
Digitale Personalakte
Personalunterlagen an einem Ort.
Arbeitsverträge, Nachweise und Abrechnungen: Die Digitale Personalakte von BrotZEIT bündelt Ihre Personalunterlagen im Browser.
Für Ihren Betrieb – mit oder ohne BrotZEIT Zeiterfassung
Für Bäckereien
Auch ohne bisherige BrotZEIT-Software
Hosting übernehmen wir.
Für Backstube, Verkauf und Verwaltung: Sie sehen, welche Unterlagen fehlen, welche Einreichungen auf Prüfung warten und was als Nächstes zu tun ist. Mitarbeitende können Unterlagen selbst einreichen.
Die Digitale Personalakte ist auch für alle anderen Branchen nutzbar.
Lernen Sie die Personalakte kennen. Gemeinsam besprechen wir Ihren Aktenbestand, die Zuständigkeiten und die Zusammenarbeit mit Ihrem Lohnbüro. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Vorstellung.
Für BrotZEIT-Kunden
Ihre Mitarbeitenden verwalten Sie bereits mit BrotZEIT
Ergänzen Sie Ihre Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung: Personalunterlagen zentral ablegen, Nachweise von Mitarbeitenden erhalten und prüfen sowie wichtige Abgabetermine im Blick behalten. Wir übernehmen Hosting und Anbindung an Ihre BrotZEIT.
Vorhandene Mitarbeiterdaten werden automatisch synchronisiert. Aktenrechte werden separat vergeben: Ein Zugang zur Planung gibt nicht automatisch Einblick in Gehaltsunterlagen.
Ihre BrotZEIT sinnvoll ergänzen. Ergänzen Sie Ihre bestehende BrotZEIT-Lösung um eine zentrale Ablage für Personalunterlagen. Wir kümmern uns um die Anbindung und begleiten Sie bei der Einrichtung.
Weniger Suchen. Klare Abläufe.
-
Eintritt und Austritt begleiten
Checklisten bündeln Unterlagen, Aufgaben und Fristen. So bleiben Vertragsunterlagen, Rückgaben und die nächsten Schritte im Blick.
-
Digital einreichen und prüfen
Mitarbeitende reichen Unterlagen ein und sehen ihre freigegebenen Dokumente wie z. B. Lohnabrechnungen. Stammdatenänderungen werden erst nach Freigabe durch die Personalverwaltung übernommen.
-
Dokumente gezielt zurückgeben
Ein Kommentar erklärt, was zu ergänzen ist. Sie entscheiden, ob eine neue Anforderung entsteht, und können dafür eine neue Frist setzen.
-
Passend zu Ihrem Betrieb
Eigene Stammdatenfelder definieren, zum Beispiel Konfektions- und Schuhgröße.
Lohnabrechnungen gesammelt zuordnen und freigeben
Sie können Lohnabrechnungen gesammelt zuordnen und freigeben, indem Sie eine Sammel-PDF-Datei oder eine ZIP-Datei hochladen. Anschließend können Sie die einzelnen Seiten ansehen und die vorgeschlagenen Zuordnungen prüfen. Zusammengehörige Seiten werden miteinander verbunden, während unklare Seiten zunächst offen bleiben. Korrekturen können Sie durch einen Vergleich mit der bisherigen Fassung nachvollziehen. Abschließend geben Sie die geprüften Lohnabrechnungen für die Mitarbeitenden frei.
Die Lohnberechnung bleibt im Lohnprogramm. Scans ohne Text benötigen manuelle Zuordnung.
Zugriff und Nachvollziehbarkeit
Passkeys und optional Authenticator ergänzen die Anmeldung. Rollen und Dokumentrechte, verschlüsselte Ablage sowie Protokoll und Export unterstützen die Verwaltung.
Für Betriebsprüfungen stellen Sie die benötigten Personalunterlagen als geordnetes Dokumentenpaket zusammen. Die Übergabe erfolgt in Abstimmung mit dem Prüfdienst.
Elektronische Entgeltunterlagen richtig einordnen
Die in § 8 Abs. 2 BVV genannten begleitenden Entgeltunterlagen sind seit 2022 elektronisch zu führen. Eine Befreiung auf Antrag ist für Zeiten bis Ende 2026 möglich. Das betrifft bestimmte Nachweise, etwa zu Minijobs und weiteren Beschäftigungen, und bedeutet keine pauschale Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte oder zur Cloudablage.
Stand: Oktober 2026
Hosting durch BrotZEIT. Leistungsumfang, Auftragsverarbeitung und Sicherung werden vertraglich geregelt; Original- und Formanforderungen bleiben zu beachten.
Lernen Sie die Digitale Personalakte kennen.
Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin mit uns.
Wir zeigen Ihnen die Funktionen und beantworten Ihre Fragen.
Lieber direkt sprechen?
+49 2772 709 94 00
info@brotzeit-software.de